Gestion des stocks de produits agricoles : cacao, café, hévéa et acajou

Objectifs pratiques

À la fin de cette leçon, vous saurez tracer le parcours d'un sac, de la réception à la sortie, et définir correctement trois termes : lot, stock théorique et stock physique. Ce schéma de flux sera la première pièce de votre portfolio. Il servira de base à toutes les fiches du module : entrée, sortie, stock par lot, étiquette. Il montre aussi à un futur client (coopérative, acheteur, producteur) que vous maîtrisez votre magasin.

Pourquoi c'est utile pour votre objectif

Vous voulez piloter un entrepôt de cacao, café, hévéa et anacarde (acajou) avec assurance, puis vendre un service de gestion de stock. Un client confie sa marchandise s'il voit que chaque sac est suivi à chaque étape. Sans flux clair, on ne sait pas où se produisent les pertes. Or le cacao, le café et l'anacarde sont sensibles à l'humidité, aux nuisibles et aux odeurs, et leurs prix varient fortement. Une perte non repérée coûte donc cher. Le flux indique aussi où placer chaque contrôle.

Trois définitions à retenir

• Lot : un groupe de sacs d'un même produit, de même origine et de même date de réception, suivi sous un numéro unique. C'est la base de la traçabilité.
• Stock théorique : la quantité que vos fiches indiquent (entrées moins sorties).
• Stock physique : la quantité réellement comptée dans le magasin. La différence entre les deux est l'écart d'inventaire.
• FIFO par lot : premier entré, premier sorti. On sort d'abord le lot le plus ancien, et en priorité les lots à risque (humidité élevée, sacs abîmés), même s'ils sont plus récents.

Méthode pas à pas

1. Listez vos 4 produits (cacao, café, hévéa, anacarde) et notez pour chacun ce qui le menace : humidité, odeurs, nuisibles, saleté.
2. Écrivez les 5 étapes minimales du flux : réception, contrôle (poids, humidité, aspect, odeur), stockage, préparation de la sortie, sortie.
3. Dessinez le magasin vu de dessus : porte d'entrée, zone de contrôle, quatre zones de stockage séparées, zone de sortie. Séparez les produits odorants des autres. Placez les sacs sur palettes, loin des murs.
4. Ajoutez à chaque étape le document qui l'accompagne : bon d'entrée à la réception, étiquette de lot au stockage, fiche de stock en continu, bon de sortie à l'expédition.
5. Marquez les points de contrôle : humidité mesurée et notée à la réception (le plafond d'exportation du cacao est de 8 %, de 10 % pour l'anacarde brute au déchargement). Revérifiez ces seuils auprès de la source officielle avant usage.
6. Rédigez les définitions de lot, stock théorique et stock physique, en une phrase chacune, en bas du schéma.

Exemple concret

Un producteur livre 40 sacs de cacao de 65 kg (2 600 kg). À la réception, vous pesez, mesurez l'humidité (7,8 %) et attribuez le lot CAC-2026-10-001. Le bon d'entrée est rempli, puis le lot est placé en zone cacao, sur palettes. Le stock théorique passe de 0 à 2 600 kg. Une semaine plus tard, vous sortez 10 sacs (650 kg) avec un bon de sortie : le stock théorique est de 1 950 kg. Au comptage, vous trouvez 29 sacs, soit 1 885 kg. Le stock physique est donc inférieur de 65 kg : un sac manque, et l'écart est à expliquer. Sans lot ni fiche, ce sac aurait été invisible.

Erreurs à éviter

• Mélanger deux livraisons dans un même lot : vous perdez l'origine et la qualité.
• Stocker le café ou le cacao près de produits à forte odeur ou directement sur le sol.
• Sauter la mesure d'humidité à la réception.
• Appliquer le FIFO sans tenir compte des lots à risque.
• Croire que la fiche reflète la réalité sans jamais compter.

À faire maintenant

Sur une feuille A4, dessinez le schéma de flux de votre entrepôt réel ou fictif. Vérifiez les critères suivants : au moins 5 étapes de la réception à la sortie ; les 4 produits avec leur zone de stockage ; les documents associés à chaque étape ; les définitions de lot, stock théorique et stock physique en une phrase chacune. Photographiez-le et rangez-le dans votre dossier portfolio.

Objectifs pratiques

À la fin de cette leçon (20 minutes), vous aurez créé le pack de 4 documents qui forme le socle de votre service de tenue de stock : bon d'entrée, bon de sortie, fiche de stock par lot et étiquette de lot. Sans ces fiches, aucun indicateur (rotation, taux de perte, valeur immobilisée) ni aucune offre de service ne sera crédible auprès d'une coopérative ou d'un acheteur.

Pourquoi c'est utile pour votre objectif

Cacao, café, anacarde (acajou) et hévéa perdent de la valeur par l'humidité, les nuisibles et les mélanges de lots. Un client confie son stock à quelqu'un qui peut prouver : d'où vient chaque lot, combien il pèse, quelle humidité il avait à l'arrivée, où il est rangé et quand il est sorti. Le pack de 4 documents est cette preuve. C'est aussi votre premier élément de portfolio et la base de votre offre de service.

Les 4 documents et leur rôle

• Bon d'entrée : enregistre ce qui arrive (la réception).
• Bon de sortie : enregistre ce qui part (l'enlèvement).
• Fiche de stock par lot : suit chaque mouvement et calcule le solde.
• Étiquette de lot : identifie physiquement les sacs ou piles.

Principe : papier ou tableur d'abord, logiciel plus tard. Un tableur sur téléphone ou ordinateur suffit pour démarrer.

Méthode pas à pas

1. Créez un code de lot. Format simple : produit + année + numéro, par exemple CAC-26-001 (cacao), CAF-26-001 (café), ANA-26-001 (anacarde), HEV-26-001 (hévéa). Un lot = une origine + une date de réception.
2. Construisez le bon d'entrée. Colonnes : n° du bon, date, produit, code de lot, fournisseur/origine (village, coopérative), nombre de sacs ou de balles, poids net (kg), humidité mesurée (%), état (conforme/refusé et motif), emplacement attribué, signature du livreur et du magasinier.
3. Construisez le bon de sortie. Colonnes : n° du bon, date, produit, code de lot, destinataire, quantité sortie (sacs et kg), humidité au départ si mesurée, véhicule/chauffeur, signature de l'enlèveur et du magasinier.
4. Construisez la fiche de stock par lot. Une fiche par lot, avec les colonnes : date, référence du bon, entrée (kg), sortie (kg), solde (kg), observations. Formule du tableur : solde = solde précédent + entrée − sortie. Par exemple, en D3 : =D2+B3-C3.
5. Construisez l'étiquette de lot. Elle doit tenir sur une feuille et contenir au moins 5 informations : code de lot, produit, origine, date de réception, poids, humidité à l'entrée, emplacement. Ajoutez une case pour la signature.
6. Remplissez une ligne d'exemple dans chaque modèle avec des données fictives, pour vérifier que tout est cohérent : le poids du bon d'entrée doit retrouver celui de la fiche de stock.
7. Testez. Faites une entrée, puis une sortie partielle. Le solde doit être juste, et vous devez retrouver le lot grâce à l'étiquette en moins d'une minute.

Exemple concret

Une coopérative livre 40 sacs de cacao. Le magasinier pèse 2 600 kg nets et mesure l'humidité : 7,5 %. Il remplit le bon d'entrée n° E-001 (lot CAC-26-001, emplacement A2), colle l'étiquette sur la pile et ouvre la fiche de stock : entrée 2 600 kg, solde 2 600 kg. Dix jours plus tard, un acheteur enlève 1 300 kg : bon de sortie S-001, fiche de stock : sortie 1 300, solde 1 300 kg. Le contrôle physique confirme 1 300 kg : l'écart est de 0. Les chiffres sont fictifs, à adapter. Vérifiez les seuils d'humidité officiels en vigueur auprès de la source de référence avant usage (le plafond d'exportation du cacao cité dans la recherche est de 8 %, certaines références commerciales parlent de 7,5 %).

Erreurs à éviter

• Mélanger deux origines ou deux dates dans un même lot : vous perdez la traçabilité.
• Oublier l'humidité à l'entrée : en cas de moisissure, vous ne pouvez pas prouver l'état de départ.
• Noter les mouvements en fin de journée de mémoire : écrivez-les au moment du mouvement.
• Oublier les signatures : sans elles, le document n'a aucune valeur en cas de litige.
• Une seule fiche pour tous les produits : faites une fiche par lot.
• Inventer un seuil d'humidité : pour le café vert et l'hévéa, aucune norme ivoirienne n'a été confirmée dans la recherche, demandez la spécification de l'acheteur et notez-la.

À faire maintenant

Réalisez les 4 modèles dans un tableur ou sur papier, avec une ligne d'exemple remplie pour chacun. Enregistrez-les dans un seul dossier nommé « Pack stock v1 » : c'est la base de votre offre de service et la preuve de votre sérieux auprès d'une coopérative ou d'un acheteur.

Pourquoi cet exercice\n\nUn client confie son stock à un gardien de magasin seulement s'il peut en suivre chaque sac. Un solde faux détruit cette confiance. Cet exercice vous entraîne à saisir des mouvements sans erreur, à choisir le bon lot à sortir (FIFO) et à repérer une anomalie. Ce sont les bases de votre offre de service, de votre tableau de bord et de votre portfolio.\n\nDurée estimée : 30 à 40 minutes (deux séances de 20 minutes possibles).\n\n

Contexte (scénario fictif)\n\nVous gérez un petit magasin qui garde 4 produits : cacao, café vert, anacarde brute (acajou) et hévéa (caoutchouc en balles). Le stock contient 12 lots. Toutes les données sont fictives. Créez-les vous-même dans un tableur ou sur papier, selon ces règles :\n\n- 3 lots de cacao, 3 lots de café, 3 lots d'anacarde et 3 lots d'hévéa, chacun avec un numéro (ex. CAC-01), une date d'entrée, un poids en kg et un fournisseur.\n- Les dates d'entrée sont échelonnées sur 6 semaines.\n- 3 lots portent un relevé d'humidité limite : par exemple cacao à 7,8 % (référence commerciale 7,5 %, plafond d'exportation 8 %), anacarde à 9,8 % (plafond 10 % au déchargement) et café à 12 % (référence 10 à 12 %). Vérifiez ces seuils auprès d'une source officielle avant tout usage réel.\n- Prévoyez 12 mouvements en tout : environ 5 entrées et 7 sorties, avec des quantités qui ne rendent jamais un lot négatif.\n- Une sortie a été remise au chauffeur sans bon de sortie : elle n'apparaît dans aucune fiche, mais l'inventaire physique que vous inventez montre un écart.\n\n

Étapes\n\n

Étape 1 : préparer le pack de fiches\n\nCréez un bon d'entrée, un bon de sortie et une fiche de stock par lot. Colonnes de la fiche : date, référence du bon, entrée (kg), sortie (kg), solde (kg), humidité, observation.\n\n

Étape 2 : saisir les 12 mouvements\n\nPour chaque mouvement, remplissez le bon puis la fiche de stock. Recalculez le solde à chaque ligne : solde précédent + entrée − sortie.\n\n

Étape 3 : choisir le lot de chaque sortie\n\nAppliquez le FIFO : le lot le plus ancien sort en premier. Exception : si un lot est proche de la limite d'humidité, il sort en priorité ou fait l'objet d'une alerte. Notez pour chaque sortie le lot choisi et la raison en une phrase.\n\n

Étape 4 : repérer la sortie non enregistrée\n\nComparez le stock physique fourni dans votre scénario au solde des fiches. Calculez l'écart en kg et en %, puis rédigez une note d'alerte de 3 lignes : produit, lot, écart, action proposée.\n\n

Livrables attendus\n\n- Un fichier avec 12 lignes de mouvements et les fiches de stock par lot.\n- Un tableau « sortie / lot choisi / justification ».\n- Une note d'alerte sur l'écart.\n\n

Critères de réussite\n\n- Les 12 mouvements sont saisis avec un solde correct à chaque ligne.\n- Le lot sorti respecte le FIFO ou est justifié par un risque d'humidité.\n- La sortie non enregistrée est repérée et signalée.\n\n

Erreurs à éviter\n\n- Mélanger deux lots sur une même fiche.\n- Oublier de reporter le solde ou d'inscrire la référence du bon.\n- Sortir le lot récent par commodité sans le justifier.\n\nConservez le fichier : il devient la première pièce de votre portfolio.

Objectifs pratiques

Dans cette leçon, vous apprenez à compter un lot de sacs, à le comparer au stock théorique de la fiche, à calculer l'écart en quantité et en %, puis à en trouver les causes. C'est la preuve de fiabilité qu'un client, une coopérative ou un banquier attend avant de vous confier un stock de cacao, de café, d'anacarde ou d'hévéa. Sans inventaire fiable, aucun indicateur du tableau de bord ne vaut quelque chose.

Pourquoi c'est utile pour votre objectif

Votre activité est un service de tenue de stock. Votre crédibilité repose sur une phrase simple : « ce que ma fiche dit est ce qui est dans le magasin ». L'inventaire tournant vous permet de le démontrer chaque semaine, sans arrêter l'entrepôt. Le mini-rapport d'inventaire produit ici entre directement dans votre portfolio.

Inventaire tournant ou général

• Inventaire général : on compte tout le magasin en une fois, en général une ou deux fois par an. Il est long et bloque les mouvements.
• Inventaire tournant : on compte un petit nombre de lots chaque jour ou chaque semaine, selon un planning. Tout le magasin est vérifié sur un cycle, par exemple un mois. Il détecte les erreurs plus tôt.

Pour débuter avec 20 minutes par jour, l'inventaire tournant est le bon choix. Commencez par les lots de plus grande valeur (cacao, anacarde) : c'est l'idée de la classification ABC.

Méthode pas à pas

1. Choisissez le lot à compter et notez la date, l'heure et le nom du compteur.
2. Relevez le stock théorique sur la fiche de stock du lot : entrées moins sorties depuis le dernier comptage. Faites-le avant de compter, pour ne pas être influencé.
3. Gelez les mouvements du lot pendant le comptage. Aucune entrée ni sortie n'a lieu tant que vous n'avez pas fini.
4. Comptez le stock physique : sacs entiers, puis sacs entamés. Pesez un échantillon de sacs si le poids compte. Faites compter une seconde personne si possible.
5. Calculez l'écart en quantité : écart = stock physique − stock théorique. Un résultat négatif est un manque. Un résultat positif est un surplus.
6. Calculez l'écart en % : écart % = (écart ÷ stock théorique) × 100.
7. Cherchez les causes : erreur de saisie, bon de sortie oublié, vol, perte (humidité, rongeurs), erreur de pesée, mauvais lot.
8. Corrigez et consignez : n'ajustez la fiche qu'avec une justification écrite, signée par le responsable. Ajoutez l'action corrective.

Exemple concret

La fiche de stock du lot de cacao L-014 indique 10 sacs (fictif). Vous comptez 9 sacs.

• Écart en quantité : 9 − 10 = −1 sac.
• Écart en % : (−1 ÷ 10) × 100 = −10 %.

Causes possibles : un bon de sortie du vendredi n'a pas été saisi, ou un sac a été prélevé sans bon. Vous vérifiez les bons papier de la semaine et trouvez un bon de sortie non reporté. L'écart tombe à 0 après régularisation. Action corrective : saisir chaque bon de sortie le jour même, avant la fermeture du magasin.

Erreurs à éviter

• Compter en regardant le stock théorique, ce qui fausse le comptage.
• Laisser des mouvements pendant le comptage.
• Corriger la fiche sans justification écrite : cela détruit la confiance.
• Calculer le % sur le stock physique au lieu du stock théorique.
• Ne chercher qu'un seul type de cause (le vol) alors que la saisie est souvent en cause.
• Oublier de noter les sacs mouillés ou abîmés : ils sont comptés mais ont perdu de la valeur.

À faire maintenant

Comptez 10 sacs réels ou fictifs (vous pouvez simuler avec 10 objets). Comparez à une fiche de stock que vous avez préparée. Calculez l'écart en quantité et en %. Rédigez ensuite un mini-rapport de 5 lignes : date et lot, stock théorique, stock physique, écart (quantité et %), causes et action corrective. Enregistrez-le dans votre portfolio.