Assistante administrative : organiser, rédiger et décrocher un poste

Objectifs pratiques

Dans cette leçon de 20 minutes, tu apprends à lire une offre d'assistante comme un recruteur. Tu extrais les 5 missions attendues (accueil, courrier, agenda, classement, suivi), tu les relies aux compétences du parcours et tu mesures ton niveau de départ. Ce tableau sera la base de ton CV et de ton portfolio de 5 modèles.

Pourquoi c'est utile pour votre objectif

Les fiches métier (ROME M1607) décrivent un poste polyvalent : accueil, courrier et messages, saisie et mise en forme, classement, agenda et déplacements. Mais chaque offre formule ces missions à sa manière. Si tu sais repérer les verbes d'action, tu sais quelles preuves montrer. Dans les offres d'Abidjan et de Dakar, on voit souvent Word/Excel, rédaction et « discrétion absolue ». Beaucoup demandent aussi de l'expérience. Débutante, tu compenses par des preuves : tes modèles chronométrés. Le périmètre varie selon le service (direction, RH, comptabilité). Il faut donc lire chaque offre avec attention.

Méthode pas à pas

1. Choisis une offre d'assistante de direction ou administrative à Abidjan ou Dakar. Copie-la dans un document Word ou Google Docs (3 min).
2. Souligne les verbes d'action : accueillir, trier, rédiger, planifier, classer, relancer, suivre, saisir, organiser. Garde-en 5, un par mission (3 min).
3. Rattache chaque verbe à une mission : accueil, courrier, agenda, classement, suivi.
4. Relie chaque verbe à une compétence du parcours : e-mail et courrier clairs, agenda et priorités, classement en moins de 60 secondes, tableau de suivi Excel, confidentialité (5 min).
5. Note les exigences transversales : outils (Word, Excel, messagerie), discrétion, expérience demandée.
6. Remplis la grille d'autoévaluation de 1 à 5 sur 4 axes : rapidité, qualité, organisation, autonomie. Sois honnête : ce sera ton point de départ, à refaire au jour 7 (4 min).
7. Complète la colonne « preuve que je peux montrer » : un modèle à créer ou une expérience déjà vécue (association, études, famille, vente) (4 min).

Exemple concret

Extrait d'offre fictif, d'après les types d'offres vues à Abidjan : « Accueillir les visiteurs, gérer le courrier et l'agenda du directeur, classer les dossiers, assurer le suivi des commandes, dans le respect de la confidentialité. »

| Verbe | Mission | Compétence du parcours | Preuve à montrer | |---|---|---|---| | Accueillir | Accueil | Posture et message d'accueil | Script d'accueil de 5 lignes | | Gérer le courrier | Courrier | Courrier et e-mail en moins de 10 min | Modèle de courrier | | Gérer l'agenda | Agenda | Priorités et planning | Modèle de planning | | Classer | Classement | Nommage sujet_type_date_version | Dossier test des 60 s | | Suivre | Suivi | Tableau de suivi Excel | Tableau de suivi |

Grille de départ possible : rapidité 2, qualité 3, organisation 3, autonomie 2. Tu sais alors que la rapidité et l'autonomie sont à travailler en premier.

Erreurs à éviter

• Lire l'offre en diagonale et ne retenir que le titre du poste.
• Choisir des verbes vagues (« être dynamique ») au lieu de verbes d'action mesurables.
• Te sur-noter ou te sous-noter dans la grille : appuie chaque note sur un fait.
• Ignorer la confidentialité, critère récurrent dans les offres locales.
• Te décourager devant « 3 à 5 ans d'expérience » : réponds par des preuves concrètes.

À faire maintenant

Réalise le tableau « exigence → preuve que je peux montrer » avec les 5 verbes d'une vraie offre. Ajoute en dessous ta grille d'autoévaluation avec une note par axe. Garde-le : il servira à ton CV et à ta comparaison du jour 7.

Objectifs pratiques

À la fin de cette leçon (20 minutes), tu sauras décider en moins de 30 secondes quoi faire d'une demande : la traiter, la déléguer, la signaler ou la reporter. Tu sauras aussi la placer dans la matrice d'Eisenhower. C'est la première preuve d'autonomie de ton portfolio, et elle répond à l'erreur n°1 des débutantes : mal prioriser.

Pourquoi c'est utile pour votre objectif

Une assistante reçoit des demandes de partout : téléphone, visiteurs, courrier, e-mails, responsable. Les offres d'emploi (Abidjan, Dakar) attendent de l'autonomie et de la discrétion. En entretien, tu pourras expliquer ta méthode de décision au lieu de dire « je suis organisée ». Le journal de décisions que tu produis ici est aussi un livrable à montrer, et il sert de base pour proposer des services d'agenda ou de suivi à distance.

Les deux outils

La règle des 4 décisions

• Traiter : c'est dans ma mission, je sais le faire, je le fais maintenant (ex. : confirmer un rendez-vous).
• Déléguer : quelqu'un d'autre est mieux placé ou compétent (ex. : une panne informatique va au service technique).
• Signaler : une décision, un risque, une information sensible ou un conflit d'agenda doit remonter au responsable, avec un motif précis.
• Reporter : ce n'est ni urgent ni bloquant. Je fixe une date et une heure précises, pas un « plus tard » vague.

La matrice d'Eisenhower

• Q1 Urgent + important : à traiter tout de suite.
• Q2 Important, pas urgent : à planifier à une date précise.
• Q3 Urgent, pas important : à déléguer ou à traiter très vite et simplement.
• Q4 Ni urgent ni important : à supprimer, ou à reporter sans y toucher.

Méthode pas à pas

1. Écris la demande en une phrase : qui demande quoi, pour quand ?
2. Pose la question de l'urgence : y a-t-il une échéance aujourd'hui ou une conséquence immédiate ?
3. Pose la question de l'importance : est-ce lié à la mission du responsable, à un client, à un document officiel ou à un paiement ?
4. Place la demande dans un quadrant (Q1 à Q4).
5. Choisis la décision : Q1 = traiter ou signaler ; Q2 = reporter avec date ; Q3 = déléguer ; Q4 = reporter ou refuser poliment.
6. Vérifie la confidentialité : si la demande contient une information sensible, ne la transmets pas sans l'accord du responsable. Dans ce cas, signale.
7. Note la décision et sa justification en une phrase dans ton journal de décisions : heure, demande, quadrant, décision, raison.

Exemple concret

Lundi, 8 h. Trois demandes arrivent :

• Un fournisseur appelle pour une facture impayée depuis 30 jours. C'est important (relation fournisseur, argent), mais ce n'est pas à moi de décider du paiement. Q1, Signaler : « Impayé de 30 jours, risque de blocage des livraisons, à valider par le responsable. »
• Un visiteur sans rendez-vous demande à voir le responsable. Q3, Traiter : je l'accueille, je note son nom et son motif, et je propose un créneau.
• Le catalogue d'un nouveau prestataire arrive par courrier. Q4, Reporter : je le classe dans « À lire » et je le consulte vendredi à 16 h.

Erreurs à éviter

• Tout mettre en Q1 : si tout est urgent, plus rien ne l'est.
• Reporter sans date : un report sans date est un oubli.
• Traiter seule une demande sensible (contrat, salaire, litige) alors qu'elle doit être signalée.
• Signaler sans motif : « il y a un problème » ne suffit pas. Précise quoi, pour quand et ce que tu proposes.
• Ne rien noter : sans journal, tu ne peux pas prouver ce que tu as fait.

À faire maintenant

Réalise l'exercice « lundi 8 h » (voir la consigne ci-dessous) et enregistre ton journal de décisions en une page, avec un nom du type journal-decisions_2026-10-11_v1.

Pourquoi cet exercice\n\nDans les offres d'emploi d'assistante administrative (Abidjan, Dakar), les mots « discrétion » et « confidentialité » reviennent très souvent. Une débutante n'a pas toujours d'expérience à montrer. Une charte de 8 règles concrètes est donc une première preuve de fiabilité pour un recruteur. Elle ira dans ton portfolio de 5 modèles et te servira aussi pour d'éventuels clients à distance.\n\nDurée estimée : 20 minutes. Livrable : une charte d'une page (Word ou Google Docs), enregistrée en PDF.\n\n

Les 3 situations à couvrir\n\n1. Un inconnu appelle et demande l'agenda du responsable.\n2. Un document RH (par exemple une fiche de paie ou un avertissement) est resté sur l'imprimante.\n3. On te demande de transférer un e-mail interne à une personne extérieure.\n\n

Étapes pas à pas\n\n

Étape 1 : analyser (5 min)\n\nPour chaque situation, note en une ligne : quelle information est en danger, qui pourrait en abuser, et quel geste simple l'évite.\n\n

Étape 2 : écrire les règles (8 min)\n\nÉcris 8 règles. Chacune commence par un verbe d'action, sous la forme « Je ne… jamais… » ou « Je demande avant de… ». Chaque règle doit pouvoir s'appliquer en moins de 10 secondes. Évite le langage juridique et les phrases longues. Couvre les 3 situations avec au moins une règle chacune. Complète avec des règles générales : écran verrouillé, documents papier rangés, mots de passe jamais partagés, conversations hors du bureau.\n\n

Étape 3 : mettre en page et tester (7 min)\n\nMets un titre, la date et une version (par exemple charte-confidentialite_v1). Ajoute une colonne « Situation concernée ». Teste chaque règle : peux-tu l'appliquer en moins de 10 secondes ? Sinon, raccourcis-la.\n\n

Exemple de règles (à ne pas recopier telles quelles)\n\n- Je ne communique jamais l'agenda du responsable à un inconnu sans vérifier son identité.\n- Je demande avant de transférer un e-mail à une personne extérieure.\n\n

Erreurs à éviter\n\n- Règles trop vagues (« Je suis discrète »).\n- Règles impossibles à appliquer rapidement.\n- Règles qui ne couvrent pas les 3 situations.\n- Faire une longue théorie sur la loi au lieu d'écrire des gestes.\n\n

Critères de réussite\n\n- 8 règles commençant par un verbe d'action.\n- Les 3 situations couvertes par au moins une règle.\n- Chaque règle applicable en moins de 10 secondes.\n- Une page maximum, sans fautes, avec date et version.