Analyse de données avec Excel : de la donnée brute au tableau de bord

Objectifs pratiques

Dans cette leçon de 20 minutes, vous allez prendre en main l'interface d'Excel, transformer une plage de données brute en tableau structuré et maîtriser une dizaine de raccourcis. C'est la base du Module 1 : sans un tableau bien structuré, ni le nettoyage, ni les formules (RECHERCHEX, SOMME. SI. ENS), ni les tableaux croisés dynamiques ne fonctionneront correctement. Ce que vous apprenez ici vous rapproche directement de votre objectif professionnel : analyser seul des données et produire un tableau de bord.

Pourquoi c'est utile pour votre objectif

Un recruteur ou un manager juge d'abord la propreté de votre fichier. Un tableau structuré (Ctrl+T) s'étend automatiquement quand vous ajoutez des lignes, garde les en-têtes visibles, applique les formules à toute la colonne et alimente les tableaux croisés dynamiques sans mise à jour manuelle de la plage. Les raccourcis, eux, vous font gagner plusieurs minutes par session de 20 minutes : c'est le premier indicateur de progrès mesurable (temps gagné).

Repérer l'interface

À connaître avant de commencer :

• Ruban : onglets Accueil, Insertion, Données, Formules. Les onglets Données (tri, filtres, Power Query) et Insertion (tableau croisé, graphiques) serviront tout le mois.
• Barre de formule : affiche le contenu réel d'une cellule, utile pour distinguer une valeur d'une formule.
• Zone Nom : indique la cellule active ou le nom d'une plage.
• Feuilles : en bas, à renommer de façon explicite (Données, Analyse, Tableau de bord).

Méthode pas à pas

1. Préparez le fichier : enregistrez-le en .xlsx et gardez une feuille « Brut » intacte, que vous ne modifiez jamais. Dupliquez-la en « Données » (clic droit sur l'onglet > Déplacer ou copier).
2. Vérifiez la structure : une ligne d'en-têtes, un titre unique par colonne, aucune ligne ni colonne vide, aucune cellule fusionnée, une seule information par cellule.
3. Sélectionnez les données : placez-vous dans une cellule du jeu de données et faites Ctrl+A.
4. Créez le tableau : Ctrl+T, cochez « Mon tableau comporte des en-têtes », validez.
5. Nommez-le : onglet Création de tableau > Nom du tableau, par exemple tblVentes.
6. Figez les en-têtes : Affichage > Figer les volets > Figer la ligne supérieure.
7. Entraînez les raccourcis : Ctrl+flèche (aller à la fin des données), Ctrl+Maj+flèche (sélectionner jusqu'à la fin), Ctrl+Z (annuler), Ctrl+C / Ctrl+V, Ctrl+; (date du jour), Alt+= (somme automatique), Ctrl+Maj+L (filtres), F4 (verrouiller une référence), Ctrl+Espace / Maj+Espace (sélectionner colonne / ligne).
8. Testez la formule structurée : ajoutez une colonne « Total » et saisissez =[@Quantité]*[@[Prix unitaire]]. Elle se recopie seule sur toutes les lignes.

Exemple concret

Vous recevez un export de 2 000 lignes de ventes d'une petite boutique : Date, Produit, Région, Quantité, Prix unitaire. Après Ctrl+T et le nom tblVentes, vous ajoutez la colonne Total. Le lendemain, 150 nouvelles lignes sont collées sous le tableau : il s'agrandit seul et la colonne Total se calcule automatiquement. Sans tableau, vous auriez dû recopier la formule et corriger les plages à la main, avec un risque d'oubli.

Erreurs à éviter

• Travailler directement sur les données brutes sans copie de sauvegarde.
• Laisser des lignes vides ou des cellules fusionnées dans la plage : elles cassent filtres et tableaux croisés.
• Garder des noms de tableau par défaut (Tableau1) : ils deviennent illisibles dans les formules.
• Mettre plusieurs tableaux côte à côte sur la même feuille : filtrer l'un masque les lignes de l'autre.
• Tout faire à la souris : vous perdez le gain de temps qui fait la différence.

À faire maintenant

Prenez un jeu de données de 100 lignes ou plus (export personnel, ou exemple de la vidéo ci-dessous). Créez la feuille « Brut » et la feuille « Données », convertissez en tableau nommé, figez les en-têtes, ajoutez une colonne calculée. Rédigez ensuite une checklist de 5 raccourcis, chacun avec une note sur votre aisance de 1 à 3. Chronométrez-vous : visez moins de 5 minutes pour toute la procédure.

Objectifs pratiques

Dans cette leçon de 20 minutes, vous apprenez à transformer un export brut en tableau fiable : supprimer les doublons, uniformiser dates, nombres et textes, et traiter les cellules vides. C'est la base de tout le parcours : sans données propres, vos formules (RECHERCHEX, SOMME. SI. ENS) et vos tableaux croisés dynamiques donneront des résultats faux. Un recruteur ou un manager vérifie d'abord la fiabilité de vos chiffres.

Pourquoi c'est utile pour votre objectif

Votre but est de produire des analyses crédibles pour un poste, un client ou un portfolio. Les erreurs de données sont la première cause de chiffres faux : un client compté deux fois gonfle le chiffre d'affaires, une date stockée en texte bloque un tableau croisé, un nombre avec espace invisible n'est pas additionné. Savoir nettoyer en quelques minutes vous fait gagner du temps et de la crédibilité.

Méthode pas à pas

1. Sauvegardez l'original : dupliquez la feuille brute (clic droit sur l'onglet > Déplacer ou copier) et travaillez sur la copie. Ne modifiez jamais la source.
2. Transformez en tableau : sélectionnez les données, Ctrl+T, cochez « Mon tableau comporte des en-têtes ». Les formules et filtres s'étendent automatiquement.
3. Nettoyez le texte : dans une colonne temporaire, utilisez =SUPPRESPACE(A2) pour retirer les espaces en trop, et =NOMPROPRE(A2) ou MAJUSCULE pour uniformiser la casse. Copiez puis Collage spécial > Valeurs.
4. Corrigez les nombres et dates : si un nombre est aligné à gauche, il est probablement du texte. Utilisez Données > Convertir, ou =CNUM(SUBSTITUE(B2;" ";"")). Pour les dates, vérifiez qu'elles s'alignent à droite ; sinon utilisez Convertir (format JMA) ou =DATEVAL().
5. Repérez les doublons : Accueil > Mise en forme conditionnelle > Règles de surbrillance > Valeurs en double. Identifiez la clé (ex. N° de commande, ou email) avant de supprimer.
6. Supprimez les doublons : Données > Supprimer les doublons, en ne cochant que les colonnes qui forment la clé d'unicité. Notez le nombre de lignes supprimées.
7. Traitez les valeurs vides : filtrez la colonne sur (Vides). Puis décidez : supprimer la ligne si l'information est essentielle, remplir avec « Non renseigné » pour le texte, ou avec la médiane/0 pour un nombre, en le documentant. Ctrl+G > Cellules > Vides permet de remplir en masse (saisir la valeur puis Ctrl+Entrée).
8. Contrôlez : comparez le nombre de lignes avant/après, utilisez =NB. VIDE() et =NBVAL() pour vérifier qu'il ne reste pas de trous.

Exemple concret

Vous recevez un export de 2 000 commandes e-commerce. Constats : 63 lignes avec le même N° de commande, des villes écrites « paris », « Paris » et « Paris » (espace final), des montants comme « 1 250,50 € » en texte, et 40 cellules vides dans la colonne Région. Après SUPPRESPACE + NOMPROPRE, la liste des villes passe de 14 variantes à 9 villes réelles. Après Supprimer les doublons sur N° de commande, il reste 1 937 lignes. Les montants convertis permettent enfin un total correct, et les régions vides sont remplacées par « Non renseigné » pour apparaître dans les analyses plutôt que disparaître.

Erreurs à éviter

• Supprimer les doublons en cochant toutes les colonnes : deux lignes presque identiques ne seront pas détectées.
• Supprimer des lignes vides sans réfléchir : vous pouvez perdre des ventes réelles.
• Écraser le fichier original sans copie.
• Confondre « 0 » et « vide » : ils ne veulent pas dire la même chose dans une moyenne.
• Oublier de documenter vos choix : notez-les dans un onglet « Journal de nettoyage ».

À faire maintenant

Prenez un jeu de données brut (export de ventes, liste de contacts ou jeu public) d'au moins 200 lignes. Livrable : un classeur avec l'onglet brut, l'onglet nettoyé et un onglet « Journal de nettoyage » (tableau : problème, nombre de cas, action, résultat). Chronométrez-vous : visez moins de 20 minutes.

Objectifs pratiques

Dans cette leçon de 20 minutes, vous apprenez à transformer des colonnes brutes (nom et prénom collés, adresses mélangées, dates en texte) en colonnes propres, une information par colonne. C'est l'étape qui rend possibles les RECHERCHEX, les SOMME. SI. ENS et les tableaux croisés dynamiques des prochains modules, et qui vous fait gagner un temps précieux pour votre objectif professionnel.

Pourquoi c'est utile pour votre objectif

Un recruteur ou un client juge d'abord la propreté de vos données. Une colonne « Dupont Marie - Paris » ne peut pas être filtrée, comptée ni croisée. Une colonne par variable est la règle d'or d'une base exploitable. Savoir la corriger en quelques minutes est une compétence visible dans votre portfolio.

Méthode pas à pas

1. Faire une copie de sauvegarde de la feuille brute (clic droit sur l'onglet > Déplacer ou copier). Ne travaillez jamais sur l'original.
2. Diagnostiquer chaque colonne : combien d'informations contient-elle ? Notez le séparateur (espace, virgule, tiret, point-virgule).
3. Séparer avec Texte en colonnes : sélectionnez la colonne, onglet Données > Convertir (Texte en colonnes) > Délimité > choisissez le séparateur > choisissez la destination pour ne pas écraser les colonnes voisines. Insérez d'abord des colonnes vides.
4. Utiliser le Remplissage instantané (Ctrl+E) : tapez le résultat attendu dans la première ligne (ex. « Marie »), puis dans la deuxième, et appuyez sur Ctrl+E. Vérifiez toujours quelques lignes au hasard.
5. Utiliser les fonctions de texte quand la règle doit rester dynamique : GAUCHE, DROITE, STXT, TROUVE, NBCAR. Exemple : =GAUCHE(A2;TROUVE(" ";A2)-1) extrait le premier mot.
6. Normaliser : =SUPPRESPACE(A2) retire les espaces superflus, =NOMPROPRE(A2) met la majuscule initiale, =MAJUSCULE(A2) uniformise les codes. Pour fusionner : =A2&" "&B2 ou =CONCAT(A2;" ";B2).
7. Figer les résultats : copiez les colonnes formules, puis Collage spécial > Valeurs, et supprimez les colonnes d'origine seulement une fois la vérification faite.
8. Contrôler : filtrez chaque nouvelle colonne pour repérer les valeurs étranges (cellules vides, accents, espaces).

Exemple concret

Une colonne A contient « DUPONT marie - Lyon » sur 2 000 lignes. Vous insérez trois colonnes. Texte en colonnes avec le séparateur « - » donne « DUPONT marie » et « Lyon ». Ensuite =SUPPRESPACE(...) nettoie les espaces, puis la formule =NOMPROPRE(GAUCHE(B2;TROUVE(" ";B2)-1)) donne « Dupont » pour le nom. Résultat : trois colonnes Nom, Prénom, Ville, filtrables et prêtes pour un tableau croisé par ville. Temps : environ 3 minutes au lieu de 1 heure à la main.

Erreurs à éviter

• Écraser des colonnes voisines en séparant sans avoir inséré de colonnes vides.
• Oublier SUPPRESPACE : un « Lyon » avec un espace final ne sera pas reconnu par RECHERCHEX ni NB. SI.
• Faire confiance aveuglément à Ctrl+E sans contrôle.
• Supprimer les colonnes sources alors que les formules en dépendent encore (erreurs #REF!).
• Mélanger plusieurs informations dans une même colonne à nouveau lors de la saisie.

À faire maintenant

Créez un mini-fichier de 20 lignes avec une colonne « Nom Prénom - Ville - Téléphone » volontairement sale (casse mixte, espaces en trop). Livrable : une feuille « Propre » avec colonnes Nom, Prénom, Ville, Téléphone, et une note de 3 lignes décrivant les méthodes utilisées pour chacune.

Objectif pratique

Dans cet exercice, vous allez transformer un export de ventes brut en tableau propre, structuré et exploitable. Vous traiterez les doublons, les formats mixtes (dates, nombres, texte) et les valeurs manquantes. Durée estimée : 45 à 60 minutes, à répartir sur 2 ou 3 sessions de 20 minutes.

Pourquoi cet exercice vous aide

Votre objectif est d'acquérir des compétences Excel utilisables en contexte professionnel. Tous les tableaux croisés dynamiques, formules (RECHERCHEX, SOMME. SI. ENS, NB. SI) et tableaux de bord des prochains modules dépendent de données propres. Un recruteur ou un manager attend d'abord de vous des chiffres fiables. Cet exercice crée votre premier livrable vérifiable. Il pourra aussi devenir la première pièce de votre portfolio.

Contexte

Une petite boutique en ligne vous envoie un export de ventes d'environ 300 à 500 lignes. Colonnes : Date_commande, N_commande, Client, Pays, Produit, Catégorie, Quantité, Prix_unitaire, Montant, Statut. Si vous n'avez pas de fichier, créez-le en copiant des lignes dans Excel. Introduisez volontairement ces défauts :

• au moins 15 lignes en doublon exact ;
• des dates en texte (« 12/03/2026 », « 2026-03-12 », « 12 mars 2026 ») ;
• des montants avec des symboles ou des virgules/points mélangés (« 1 250,5 € », « 1250.5 ») ;
• des espaces superflus et des casses variables (« france », « France », « FRANCE ») ;
• au moins 20 cellules vides dans Pays, Quantité ou Montant.

Étapes

Étape 1 : préserver l'original (5 min)

Enregistrez le fichier sous un nouveau nom. Gardez une feuille « Brut » intacte et dupliquez-la en « Propre ». Notez le nombre de lignes initial et le nombre de cellules vides.

Étape 2 : structurer (5 min)

Figez la ligne d'en-tête. Vérifiez qu'il n'y a ni ligne ni colonne vide, ni cellule fusionnée. Convertissez la plage en tableau Excel (Ctrl+T) et nommez-le tbl_Ventes.

Étape 3 : nettoyer le texte (10 min)

Utilisez SUPPRESPACE et NOMPROPRE dans des colonnes temporaires pour Client, Pays et Produit. Copiez ensuite en valeurs et supprimez les colonnes temporaires. Uniformisez les libellés avec Rechercher/Remplacer.

Étape 4 : corriger dates et nombres (10 min)

Convertissez les dates en vrais formats date (CNUM, DATEVAL ou Données > Convertir). Convertissez les montants en nombres purs. Recalculez Montant = Quantité × Prix_unitaire dans une colonne de contrôle et repérez les écarts.

Étape 5 : supprimer les doublons (5 min)

Utilisez Données > Supprimer les doublons sur N_commande, Produit et Date_commande. Notez le nombre de lignes supprimées.

Étape 6 : traiter les valeurs manquantes (10 min)

Filtrez les cellules vides. Pour chaque colonne, choisissez une règle et justifiez-la : suppression, remplacement par « Inconnu », calcul à partir d'autres colonnes, ou signalement. Ajoutez une colonne Qualité_donnée (« OK » / « Corrigé » / « À vérifier »).

Étape 7 : documenter (5 min)

Créez une feuille « Journal » avec un tableau : problème, nombre de lignes concernées, méthode utilisée, résultat.

Livrables attendus

• Un fichier Excel avec les feuilles Brut, Propre et Journal.
• Un tableau tbl_Ventes sans doublon, avec dates et montants au bon format.
• Un court résumé de 3 lignes : lignes avant/après, temps passé, 2 difficultés rencontrées.

Critères de réussite

• 0 doublon restant (vérifié avec NB. SI ou une mise en forme conditionnelle).
• 100 % des dates et des montants reconnus comme valeurs numériques (testés avec ESTNUM).
• Libellés de Pays et de Catégorie uniques, sans variantes de casse.
• Chaque valeur manquante traitée et justifiée dans le Journal.
• Feuille Brut inchangée.

Erreurs à éviter

• Nettoyer directement sur l'original sans copie.
• Supprimer les doublons sur une seule colonne, au risque de perdre des commandes légitimes.
• Laisser des formules au lieu de valeurs, ce qui casse les références après suppression.
• Remplacer des vides par 0 sans réfléchir, ce qui fausse les moyennes.

Pour aller plus loin

Chronométrez une deuxième passe sur une copie neuve du brut. Visez un gain de temps d'au moins 30 % : c'est votre premier indicateur de progrès.